Escanear, validar, actuar: cómo automatizamos las cotizaciones de un cliente

Hace poco terminamos una solución a medida para un cliente que vive de presentarse a licitaciones. El problema que tenía lo conoce cualquiera que trabaje así: o se enteraba tarde de los llamados, o armar cada cotización le llevaba horas. Resultado, terminaba presentándose a unos pocos y dejaba pasar el resto. Cada llamado que no llegaba a tiempo era plata sobre la mesa que terminaba en manos de otro.

No le vendimos un producto enlatado. Le construimos un sistema pensado para su operación, que se hace cargo del trabajo pesado y lo deja a él en lo que importa: revisar y decidir. Por dentro, la solución se apoya en tres de las capas con las que trabajamos en Blacktable. Antes de entrar en detalle, este reel de medio minuto muestra cómo encajan.

Escanear: leer el llamado por él

La primera capa se encarga de mirar y entender. El sistema detecta los llamados nuevos y abre cada uno por su cuenta. De ahí extrae la lista de ítems pedidos con todos sus detalles: qué se pide, cuánto, en qué unidad, con qué características (color, presentación, medida).

A veces el detalle no está a la vista sino metido en un documento adjunto. No importa. Si viene en una planilla, lo lee directo; si viene en un PDF, incluso uno escaneado, lo interpreta igual. Lo que sale de esta etapa es siempre lo mismo: una lista limpia y ordenada de lo que el llamado está pidiendo, sin importar en qué formato venía escondido. Eso es clave, porque todo lo que sigue trabaja sobre esa lista pareja.

Validar: comparar contra el catálogo y decidir qué cumple

Acá está el corazón del sistema, y también la decisión de diseño de la que más orgullosos quedamos.

Por cada ítem del llamado, el sistema busca en la lista de precios del cliente los productos más parecidos. Y "parecido" no quiere decir que diga exactamente las mismas palabras. Si el llamado pide "pintura esmalte para metal, color blanco, acabado brilloso" y en el catálogo el producto figura como "esmalte sintético brillante blanco", el sistema entiende que están hablando de lo mismo. Compara por significado, no solo por coincidencia literal.

Una vez que tiene los candidatos, entra la IA a hacer lo que de verdad sabe hacer: juzgar lo ambiguo. Mira el ítem con sus atributos y los productos candidatos, decide cuáles cumplen de verdad, los ordena del mejor al peor y le pone a cada uno un porcentaje de confianza. Un mismo ítem puede tener varias opciones válidas, y el sistema las muestra todas con su nota.

La decisión de diseño es esta: la búsqueda es cálculo, rápido y predecible; la IA se usa solo para el juicio fino, para responder "¿este producto realmente cumple lo que pide el ítem?". No le pedimos a la IA que busque ni que haga cuentas. Cada parte hace lo que mejor hace.

Actuar: armar la cotización lista para presentar

La última capa convierte todo ese trabajo en algo que el cliente usa tal cual. Con la opción elegida, el sistema calcula los precios en código, no con IA: impuestos, totales por cantidad, todo. Esto es a propósito. Los números son siempre exactos y auditables, cero invento. La IA decide qué producto va; la aritmética no la toca nunca.

Después arma la planilla en el mismo formato que el cliente ya usa, con una fila por ítem y opción, y una columna de confianza que le dice de un vistazo dónde mirar primero. Las filas más dudosas quedan señaladas para que las revise antes que nada.

Y ahí termina el trabajo del sistema y empieza el de la persona. El cliente abre la planilla, revisa, ajusta si hace falta y manda. El sistema propone, la decisión siempre es suya. Esa línea no la cruzamos.

Lo que cambia

Antes, este cliente se presentaba a una fracción de los llamados que le servían, simplemente porque no daba el tiempo. Ahora tiene la cotización armada antes del cierre, calculada y lista, y elige a cuáles entrar con la cabeza puesta en el negocio y no en copiar datos de un lado a otro.

Tres cosas que para nosotros eran innegociables y que quedaron en el resultado:

• Nada de caja negra. Cada fila trae su confianza. El cliente sabe siempre por qué el sistema propuso lo que propuso.
• Números exactos. Toda la matemática es código. No hay un solo total que dependa del humor de un modelo.
• La última palabra es del cliente. El sistema deja todo listo, pero nadie presenta nada sin que una persona lo apruebe.

No es magia y no es un producto que le sirve a cualquiera. Es una solución armada alrededor de una operación concreta, con las capas que ese caso necesitaba: escanear, validar y actuar. Si te suena parecido a lo que hacés todos los días, escribinos y lo vemos.